Umsatzsteuer im E-Commerce: Diese 7 OSS-Fallen solltet Ihr kennen

Das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren wurde entwickelt, um die Umsatzsteuer-Compliance im grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern. Dennoch unterlaufen vielen Onlinehändlern vermeidbare Fehler, die hohe Kosten und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die häufigsten Stolperfallen im OSS-Verfahren und geben wertvolle Tipps, wie Ihr sie erfolgreich umgeht.

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Die 7 Stolperfallen im OSS-Verfahren

1. Abgelehnte OSS-Meldungen

Ein häufiges Problem sind abgelehnte OSS-Meldungen aufgrund fehlerhafter oder unvollständiger Daten. Zu den Hauptursachen gehören:

Falsche oder fehlende Steuerkennzeichen der Zielländer
Ungenauigkeiten bei der Angabe von Erlösen, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen
Nicht berücksichtigte Lagerstandorte, z.B. durch Amazon FBA

Praxisbeispiel: Ein JTL-Kunde, der auf Amazon verkauft, nutzt das CEE-Programm und lagert Waren in Polen und Tschechien. Bei der OSS-Meldung vergisst er, diese Lagerstandorte anzugeben. Die Meldung wird abgelehnt – das führt zu Verzögerungen und Mehraufwand.

Tipp: Nutzt digitale Tools, die Eure Steuerdaten konsolidieren und auf Vollständigkeit prüfen. Ein automatisierter Datenabgleich minimiert Fehler.

2. Unzugewiesene Zahlungen

OSS-Zahlungen müssen eindeutig den jeweiligen Meldungen zugeordnet werden. Unklare Zuordnungen führen zu Rückfragen der Behörden oder sogar zur Rücküberweisung der gezahlten Umsatzsteuer.

Häufiger Fehler: Bei Überweisungen an das BZSt wird der Verwendungszweck falsch gewählt, was die korrekte Zuordnung verhindert.

Tipp: Nutzt als Verwendungszweck stets das vom BZSt individuell zugeordnete Kassenzeichen. Dieses wird unmittelbar nach Anmeldung zum OSS-Verfahren vergeben und ist in Eurem Postfach innerhalb des BZSt zu finden.

3. Doppelbesteuerung durch fehlerhafte Verfahren

Ein gravierender Fehler ist die doppelte Besteuerung durch unsaubere Trennung von OSS-Meldungen und lokalen Umsatzsteuermeldungen.

Praxisbeispiel: Ein JTL-Händler versteuert Transaktionen aus einem polnischen Lager doppelt – einmal über das OSS-Verfahren und einmal über die lokale Meldung in Deutschland. Das Ergebnis: unnötige Zahlungen und erhöhter Verwaltungsaufwand.

Tipp: Arbeitet eng mit Steuerexperten zusammen und setzt auf Lösungen wie die von countX, um solche Fehler zu vermeiden. Auch der deutsche Steuerberater muss verstehen, ob sich Ware von Polen nach Deutschland oder innerhalb Deutschlands bewegt. Der bloße Rechnungsdatensatz reicht dazu nicht aus.

Mehr zu diesem Thema findet Ihr im Blog von countX.

Gestresster junger Mann im Büro vor einem Laptop — Fehler im OSS-Verfahren können stressig und teuer sein – mit countX meistern JTL-Kunden ihre Umsatzsteuer-Meldungen mühelos

4. Fehlende Lagerdaten von Plattformen

Gerade bei Amazon FBA oder anderen Logistikdiensten wird die grenzüberschreitende Lagerung oft nicht korrekt in die OSS-Meldung einbezogen. Lagerstandorte müssen im Bundeszentralamt für Steuern (BOP) gemeldet werden.

Tipp: Führt eine detaillierte Übersicht über eure Lagerstandorte und integriert diese Daten in Eure Steuerstrategie.

5. Verspätete Meldungen

Die OSS-Meldungen sind quartalsweise fällig. Viele Händler reichen ihre Meldungen erst in letzter Minute ein und erhöhen damit das Risiko von Fehlern. Außerdem besteht die Gefahr, dass Zahlungen, die fristgerecht beim BZSt eingehen, verspätet in den einzelnen Finanzämtern der EU ankommen. Finnland z.B. reagiert bereits bei einem Tag Verzug promt mit Mahnungen und Strafzahlungen. Die 80 € Strafe kann man verkraften, der Mehraufwand ist lästig.

Tipp: Plant ausreichend Pufferzeiten ein und nutzt automatisierte Systeme zur frühzeitigen Aufbereitung Eurer Daten.

6. Falsche Berechnung der Lieferschwellen

Die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 € kann durch ungenaue Summierung der Umsätze leicht falsch berechnet werden.

Tipp: Verwendet Buchhaltungssysteme, die Eure Umsätze aus verschiedenen Verkaufskanälen konsolidieren und eine korrekte Berechnung sicherstellen.

7. Manuelle Prozesse und Fehleranfälligkeit

Ohne Automatisierung steigt die Fehlerquote. Daten manuell aus Plattformen wie Amazon oder PayPal zusammenzuführen, ist zeitaufwendig und riskant.

Tipp: Automatisiert Eure Prozesse mit geeigneten Tools, um Fehlerquellen zu minimieren.

Das Risiko bei OSS-Fehlern

Fehler im OSS-Verfahren können jahrelang unentdeckt bleiben und erst bei einer Steuerprüfung offenbart werden. Dies führt oft zu Nachmeldungen, Nachzahlungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf eine saubere und effiziente Abwicklung zu achten.

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