Frank Templin Frank Templin

Mitgründer der FOC Solutions GmbH und Geschäftsführer des JTL-Servicepartners Shopyard24

Wie es gelingt, mit EDI Geschäftsprozesse zu optimieren

Ihr habt euch schon einmal Gedanken gemacht, wie ihr unnötige administrative Aufwände in eurem Unternehmen reduzieren könnt? Geschäftsprozesse zu verbessern und zu digitalisieren ist dabei ein sinnvoller Ansatzpunkt. Doch auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern birgt hohes Optimierungspotenzial. Wie euch EDI und EDIFACT dabei helfen können und wie JTL-Wawi dabei ins Spiel kommt, erklären wir euch im folgenden Beitrag:

EDI / EDIFACT – Was ist das eigentlich?

Doch fangen wir ganz vorne an: EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den papierlosen Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern, wie z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen. EDIFACT ist nicht nur eine gängige EDI-Norm, sondern sogar der Standard der vereinten Nationen und damit Grundlage für einen einheitlichen Informationsaustausch jenseits von Branchen- und Ländergrenzen.

Anstatt die Belege und Dokumente in der Kommunikation mit euren Geschäftspartnern auszudrucken, könnt ihr die Informationen aus eurem Warenwirtschaftssystem in einer Datei speichern und übermitteln. Damit eure Geschäftspartner die Nachricht lesen können, greift die Großzahl der Unternehmen auf den EDIFACT als meist genutzten Standard zurück.

Unterschiedliche Belegarten werden mit EDI zwischen Kunde und Lieferant ausgetauscht

Die Vorteile von EDI

Mit der Integration von EDI in eure Warenwirtschaft habt ihr keine Systembrüche mehr zwischen euren Prozessabläufen. Somit können auch Anwender aus den Fachabteilungen Informationen direkt über EDI-Nachrichten einsehen und überprüfen. Selbstverständlich findet die Konfiguration und Überwachung auch in eurem System statt.

Folgende Vorteile sprechen für eine Nutzung von EDI:

  • Kosten senken
    Abhängig von eurer personellen Ausstattung und individuellen Lieferantenanzahl variieren die Kosten für die Belegverarbeitung. Als Daumenregel könnt ihr davon ausgehen, dass die Verarbeitung einer Papierbestellung bis zu 25 Euro kostet. Nun könnt ihr euch fragen: Wie viele Bestellungen erhaltet ihr pro Jahr? 10.000? 100.000? Das Potenzial, eure Kosten mit EDI zu senken, ist damit enorm.

  • Fehlerquote reduzieren
    Grob geschätzt buchen Unternehmen mit manueller Belegerfassung zwischen 2% und 5% der Belege fehlerhaft. Das können falsche Bestellmengen, falsche Liefermengen oder gar falsche und fehlende Bestellpositionen sein. Die Mehrkosten und der zeitliche Mehraufwand, die daraus folgen, muss euer Unternehmen tragen. Verschwendet nicht wertvolle Ressourcen, sondern senkt mit EDI die Fehlerquote.

  • Transparenz steigern
    Papierbestellungen müssen erst verarbeitet werden: Beim Blick auf eure Zahlen habt ihr damit nie die Gewissheit, dass auch wirklich alles eingebucht wurde. Dümpelt irgendwo noch ein Stapel in einer Schublade? Digitale Prozesse mit euren Geschäftspartnern steigern die Transparenz.

  • Geschwindigkeit erhöhen
    Bis eine Bestellung vom Kunden zu euch per Post verschickt und dann manuell in euer System eingebucht wurde, dauert es gut und gerne 3 Tage. Wertvolle Zeit, die ihr für die Ressourcenplanung besser verwenden könntet – vor allem, wenn ihr fixe Liefertermine habt. Digitale Belege sind mit EDI innerhalb von Sekunden in eurem System und können direkt weiterverarbeitet werden.

Die EDI Schnittstelle bietet zahlreiche Vorteile

Verknüpfung von EDI-Nachrichten mit euren Belegen

Durch die volle Integration von EDI in JTL-Wawi stehen euch Verknüpfungen zwischen euren Belegen und den entsprechenden EDI-Nachrichten zur Verfügung. Somit navigiert ihr nahtlos von der Nachricht zum Prozess. Das Besondere bei uns: Unser System EDI ist direkt in eure Warenwirtschaft integriert und es funktioniert dank offener Standards auch in Systemen anderer Partner.

Wie der elektronische Datenaustausch in JTL-Wawi im Detail funktioniert, könnt ihr in unserem früheren Gastbeitrag zu dem Thema nachlesen.

Geschäftspartner einbeziehen und das volle Potenzial ausschöpfen

Das volle Potenzial der EDI-Integration in JTL-Wawi könnt ihr aber erst heben, wenn ihr bei der Optimierung auch eure Geschäftspartner mit einbezieht. Doch Geschäftspartner zu überzeugen, dass Sie Aufträge, Bestellungen, Rechnungen usw. künftig digital mit euch austauschen, kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und manchmal vielleicht auch anstrengend sein.

So bekommen Sie Ihre Geschäftspartner an Bord: Unser EDI Onboarding Service

Wir unterstützen euch dabei, eure Geschäftspartner von den Vorzügen der EDI-Nutzung zu überzeugen. Euer Digitalisierungsprojekt mit uns beinhaltet gleichzeitig auch einen fachlichen und technischen Prozess für eure Lieferanten. Von der direkten Ansprache in Abstimmung mit euch bis hin zum telefonischen Support. Unser Helpdesk bearbeitet Rückfragen und senkt so den Aufwand für eure IT-Organisation.

Ihr würdet zum Thema EDI und unseren Services gerne mehr erfahren? Schaut euch dazu auch unser Video an:

Ihr habt Interesse bekommen, EDI in JTL-Wawi zu integrieren und eure Geschäftsprozesse damit zu digitalisieren?