Herzstück des modernen Handels. Unsere Warenwirtschaft ist die zentrale Lösung für sämtliche Aufgaben Deines Tagesgeschäfts. Angebote pflegen, Warenverkehr organisieren, Versand beschleunigen. Mach Dein Business einfacher und effizienter. Mit den starken Funktionen von JTL-Wawi.
Warum Warenwirtschaft? In unserem Ratgeber erfährst Du mehr über die Möglichkeiten und Vorzüge eines Warenwirtschaftssystems.
Wir betreiben insgesamt 10 Onlineshops. Seit dem Umstieg auf JTL-Wawi ist das viel einfacher geworden, da wir zu 99 Prozent automatisiert arbeiten können. Die Fehlerquote ist mittlerweile so gering, dass sie kaum messbar ist. Eine solche Performance kannte ich bisher nur von echt teuren ERP-Systemen.
Top Performance – Top Renommee
Deine Vorteile mit JTL-Wawi
Automatisierte Prozesse
Reibungslose Prozessketten statt Sand im Getriebe: JTL-Wawi hält Dein Business selbst bei hoher Auftragslast auf Hochtouren.
Vernetzte Verkaufskanäle
Onlineshops, Marktplätze, Retail, Omnichannel: Mit JTL-Wawi managst Du alle Angebote und Bestellungen in nur einer Software.
Individuelle Erweiterbarkeit
JTL-Wawi setzt Deinem Wachstum keine Grenzen, sondern bietet Dir jede Menge Möglichkeiten, flexibel und passgenau zu skalieren.
Mobilität & Unabhängigkeit
Nutze JTL-Wawi in Deinem lokalen Netzwerk – oder wähle unsere Cloud-Lösung, um ganz unabhängig von Ort, Gerät und Betriebssystem zu sein.
Automatisierte Prozesse
Automatisch wächst Du schneller
Schalte Dein Business auf Autopilot und erreiche Deine Wachstumsziele, ohne von hohen Prozesskosten ausgebremst zu werden.
Mit den Workflows in JTL-Wawi kannst Du einen Großteil Deiner täglichen Arbeitsabläufe automatisieren. Nutze den gewonnenen Freiraum, um Dein Geschäft strategisch voranzutreiben – oder Dir mal eine Pause zu gönnen.
Spare Zeit, Manpower und Geld, das Du stattdessen ins Marketing und den Ausbau Deines Sortiments investieren kannst.
Mehr Effizienz
Minimiere Fehler und schaffe in kürzerer Zeit mehr Aufträge. Mehrere Lager mit 5.000 Bestellungen am Tag? Kein Problem!
Mehr Kundenzufriedenheit
Sorge für zuverlässige Lieferungen, die Deine Kunden mit weniger Retouren und vielen Top-Bewertungen honorieren.
Klare Abläufe in Office und Lager sind für ein erfolgreiches Business unerlässlich. Händler, die ihr Tagesgeschäft rein manuell abwickeln, können im Wettbewerb nicht bestehen – die Prozesskosten sind auf Dauer einfach zu hoch. Die Automatisierungen von JTL vereinfachen und beschleunigen die tägliche Arbeit, ohne dass Unternehmen in zusätzliches Personal und teure Fremdsoftware investieren müssen.
Import und Export von Daten
Artikel, Preise, Bestände, Kunden – damit Deine Daten überall aktuell bleiben, gibt es JTL-Ameise: Ein kleiner, aber wertvoller Helfer, der Deine tägliche Datenpflege automatisiert und den Im- & Export selbst riesiger Datenmengen mühelos meistert.
Picken, Versand und Retoure
Mehr Speed am Warenausgang: Beschleunige Deine Auslieferungen, indem Du aus JTL-Wawi heraus Picklisten erstellst, um die Artikel aller aktuellen Aufträge gemeinsam zu sammeln und am Packplatz versandfertig zu machen.
Druck von Versandetiketten
So geht Multitasking: Während Du Deine Artikel verpackst, werden Versand- & Retourenlabels automatisch gedruckt. Ob mit DHL Deutsche Post, DPD, GLS, Hermes oder anderen Logistikern: Deine Pakete sind in Nullkommanichts versandbereit.
Vernetzte Verkaufskanäle
Mach JTL-Wawi zur Schaltzentrale Deiner Verkäufe
Verkaufe überall. Auf Marktplätzen, in Onlineshops und Ladenlokalen. Mit nur einer Lösung und einem Datenbestand. Du managst alle Angebote und Aufträge mit JTL-Wawi. Übersichtlich, komfortabel und effizient.
Bring Deinen Omnichannel-Handel in Stellung
Nutze die Verzahnung von E-Commerce und Einzelhandel in JTL-Wawi für moderne Omnichannel-Services: Click & Collect, Click & Reserve und Gutscheine, die online oder im Geschäft gekauft und eingelöst werden können. So bist Du auf die Kundenansprüche von heute top vorbereitet.
In Onlineshops verkaufen
Präsentiere Deine Produkte in einem JTL-Shop oder binde Drittsysteme wie Shopware, WooCommerce und Shopify mit JTL-Connector an JTL-Wawi an.
Auf Marktplätzen verkaufen
Über die in JTL-Wawi integrierten Schnittstellen schaltest Du Deine Angebote auf den großen Verkaufsplattformen Amazon und eBay.
In Ladengeschäften verkaufen
Kassiere in Deinen Filialen oder im Außenverkauf mit der Kassen-App JTL-POS und verwalte Dein Sortiment bequem mit JTL-Wawi.
Der Boost für Deine Lagerperformance
Willkommen, Auftragsspitze! Mit professionellem Lager- und Versandmanagement stemmst auch Du jede Bestelllast.
JTL bietet Dir für alle Lagergrößen ausgereifte Lösungen, mit denen Du Bestellungen schnell und zuverlässig an Deine Kunden bringst – auch bei saisonalen Peaks. Selbst mehrere Läger und eine Auftragslast von bis zu 100.000 Paketen im Monat managt Dein Team mit JTL souverän.
Effiziente Lagerprozesse
Beschleunige den Kommissionierungs- und Packprozess durch eine vollautomatisierte Lagerverwaltung, die das Picken mit Mobilgeräten und das Ansteuern von Robotern ermöglicht.
Intergrierte Logistiker-Schnittstellen
Anbindungen zu den meisten Logistkern sind out-of-the-box verfügbar, so dass Du Versandlabels automatisch drucken und versendete Pakete direkt aus JTL-Wawi heraus tracken kannst.
Lager & Versand outsourcen
Übergib Deine gesamte Lagerlogistk an einen Fulfillmient-Dienstleister aus unserem Netzwerk. Die Schnittstelle für die automatisierte Datenkommunikation ist in JTL-Wawi bereits vorhanden.
Wachsen & skalieren
Tragfähige Erweiterungen für Deinen Höhenflug
JTL-Wawi passt sich Deinem Erfolg an: Dank des Baukastenprinzips kannst Du die Software beliebig erweitern und flexibel skalieren. Für jedes Auftragsvolumen, jede Lagergröße und jeden weiteren Verkaufskanal haben wir die passende Lösung.
Starte mit unseren kostengünstigen Basisfunktionen oder setze auf unsere mächtigen Enterprise-Lösungen. Unsere hauseigenen Zusatzmodule und die fertigen Erweiterungen unserer Partner sind auf Knopfdruck verfügbar und passgenau auf JTL-Wawi zugeschnitten. Bei Bedarf kannst Du über die Programmierschnittstellen auch Fremdsysteme anbinden.
Mobil & unabhängig
Dein Betriebsmodus für Deinen Arbeitsalltag
Gestalte Dein Daily Business ganz nach Deinen Vorstellungen: Installiere JTL-Wawi lokal auf Deinem eigenen Server, wenn Du Dich selbst um das Hosting und die Datenhoheit kümmern möchtest.
Oder entscheide Dich für unsere performante Cloud-Lösung, um von überall auf JTL-Wawi zuzugreifen – auf Messen, Geschäftsreisen oder vom Sofa aus. Dann hast Du auch mit der IT-Wartung nichts am Hut.
Nutze JTL im Betriebsmodus Deiner Wahl und entscheide, ob Du allein oder im Team, lokal oder von überall arbeiten möchtest.
Cloud
Deine JTL-Umgebung wird auf einem Server in der Cloud betrieben. Greife von jedem Ort, Gerät und Betriebssystem auf JTL zu. Installiere und nutze nach Belieben weitere unternehmensweit genutzte Drittsoftware in dieser Cloud.
Deine JTL-Umgebung wird auf einem Server in der Cloud betrieben. Greife von jedem Ort, Gerät und Betriebssystem auf JTL zu. Installiere und nutze nach Belieben weitere unternehmensweit genutzte Drittsoftware in dieser Cloud.
Deine Arbeitsplätze greifen mit lokalen JTL-Installationen direkt auf die von uns gehostete Datenbank im Internet zu. Ortsunabhängige Mehrbenutzerlösung zum Festpreis, jedoch mit möglichen Performanceeinschränkungen.
Deine Arbeitsplätze greifen mit lokalen JTL-Installationen direkt auf die von uns gehostete Datenbank im Internet zu. Ortsunabhängige Mehrbenutzerlösung zum Festpreis, jedoch mit möglichen Performanceeinschränkungen.
JTL macht Deinen E-Commerce so smart, dass er in jede Hosentasche passt: Mit der mobilen Anwendung für Android und iOS hast Du Angebote, Aufträge, Kunden und Geschäftszahlen immer und überall griffbereit – perfekt für den Einsatz im Außendienst!
JTL-Wawi vernetzt alle Geschäftsbereiche Deines Handels. Artikeldaten, Bestellungen und Bestände werden zentral und in Nahezu-Echtzeit synchronisiert. Alles greift nahtlos ineinander und Du vermeidest die für Insellösungen typischen Systembrüche.
Der Kern unserer Warenwirtschaft ist ein umfangreiches PIM (Product Information Management), mit dem Du Artikel und Kategorien an zentraler Stelle organisierst. In den Artikeldetails kannst Du weitreichende Anpassungen vornehmen und Deine Produkte über Attribute, Merkmale und Eigene Felder auf allen Verkaufsplattformen optimal positionieren.
Lieferantenbestellungen, Wareneingänge, Preisanfragen – JTL-Wawi verfügt über ein umfassendes Bestellwesen, mit dem Du Deinen Einkauf einfach und effizient verwaltest. Hier pflegst Du alle relevanten Lieferantendetails, managst Deine Einkaufslisten und kalkulierst präzise Deinen Bedarf. Auch nicht-gelieferte Bestellungen werden erfasst, damit Du frühzeitig Rückstandserinnerungen versenden kannst.
Behalte den Liefer- und Bezahlstatus von Aufträgen genau im Blick und verwalte in JTL-Wawi übersichtlich Deine Rechnungen oder mögliche Rechnungskorrekturen. Auch das Ausstellen von Teilrechnungen für ausgelieferte Teilmengen ist möglich. Für wiederkehrende Aufträge kannst Du Muster-Aufträge und Abonnements anlegen, um Zeit zu sparen.
Kunden werden automatisch angelegt, wenn Aufträge aus Deinen angebundenen Vertriebskanälen in JTL-Wawi eingehen. So verwaltest Du alle Kundendaten zentral. Mit den integrierten Kategorisierungsfunktionen kannst Du statistische Auswertungen zum Kaufverhalten von Kundengruppen erstellen. Im Gespräch mit Kunden ist die 360-Grad-Sicht das richtige Tool: Das ausdockbare Widget bündelt Kundendaten und -historie in einer Übersicht.
Wareneingang, Inventur oder Erstellung von Picklisten: JTL-Wawi vereinfacht Deine Lagerprozesse effektiv und hält sämtliche Lagerbewegungen transparent. Ob sich Deine Ware in einem oder mehreren Lagern, im Fulfillment-Lager, im FBA-Lager für Versand durch Amazon oder aktuell im Streckenlager befindet – mit JTL-Wawi hast Du Deine Lagerbestände immer im Blick.
Mit JTL-Wawi koordinierst Du täglich hunderte von Sendungen aus mehreren Lagern mit verschiedenen Logistikern. Mach viele Aufträge gleichzeitig versandfertig, indem Du Picklisten, Versand- und Retourenlabels automatisch erstellst. Retouren wickelst Du effizient und nachvollziehbar ab, wobei es keine Rolle spielt, ob Kunden ihre Retoure ankündigen oder Ware unangekündigt zurücksenden.
Verwalte mit JTL-Wawi Deine Zahlungseingänge und ordne sie direkt den Geschäftsvorfällen zu. Der Zahlungsabgleich erfolgt dabei über HBCI/FinTS, XS2A, EBICS, Amazon Pay, PayPal oder CSV. Sensible Geschäftsdaten bleiben sicher in Deinem Unternehmen. Zudem kannst Du komplexe Steuersachverhalte unter Berücksichtigung von Steuerklassen, Liefer- und Versandländern abbilden.
Komplexe Steuereinstellungen für den Versandhandel
Druck-, E-Mail- & Exportvorlagen
Auswertung von Kennzahlen
Die Statistikmodule in JTL-Wawi verleihen Dir Kontrolle und zahlreiche Möglichkeiten für betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Du hast diverse Filtermöglichkeiten und kannst u.a. Deinen Einkauf, Verkauf, Zahlungen, Retouren oder Artikel analysieren. Viele Statistikvorlagen sind bereits inklusive, dazu kannst Du Dir auch eigene Vorlagen erstellen.
Auswertung von Artikeln, Kunden, Lieferanten u.v.m.
Ranking: bester Kunde, bestverkaufte Ware etc.
Widget für Statistiken ins Dashboard einbinden
Preisgünstige Profisoftware
JTL-Wawi nutzt Du als lokale Anwendung komplett kostenfrei. Ohne Registrierung und auf beliebig vielen Arbeitsplätzen. Entscheidende Automatisierungstools sind inklusive.
Du zahlst nur für Zusatzlösungen, die Du wirklich brauchst – ebenfalls zu kostenattraktiven Konditionen und ohne Mindestvertragslaufzeiten.
JTL-Wawi nutzt Du als lokale Anwendung komplett kostenfrei. Ohne Registrierung und auf beliebig vielen Arbeitsplätzen. Entscheidende Automatisierungstools sind inklusive.
Du zahlst nur für Zusatzlösungen, die Du wirklich brauchst – ebenfalls zu kostenattraktiven Konditionen und ohne Mindestvertragslaufzeiten.
Was sind Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystem werden häufig synonym verwendet. Eine begriffliche Klärung ist sinnvoll. Auch wir werden vereinzelt die Kurzform “Warenwirtschaft” anstelle von “Warenwirtschaftssystem” einsetzen.
Die Warenwirtschaft beschreibt die Güterströme eines Unternehmens und liefert Informationen zu Menge, Qualität sowie Verfügbarkeiten der beteiligten Produkte.
Das Warenwirtschaftssystem (auch: WaWi oder WWS) schafft Rahmen und Verbindungen, in denen die Informationen und Güterströme eines Unternehmens organisiert und gesteuert werden. Die hierzu eingesetzte Software verfolgt die Ziele, den Warenfluss so effizient wie möglich zu gestalten und praktische Ansätze für eine stetige Optimierung bereitzustellen.
Definition & Anforderungen
Aufgaben einer Warenwirtschaft
Historie & Herausforderungen
Warenwirtschaftssysteme sind einem steten Wandel unterzogen. Schon in den 1950er Jahren stiegen die Anforderungen rapide, um Güterbewegungen aus der Produktion in Deutschland beherrschbar zu halten. Der Handel entwickelte neue, größere Vertriebskonzepte, etwa mit Supermärkten und Discountern. Kontrolle und Verbesserung stark wachsender Warenströme gewannen zunehmend an Bedeutung.
Mit Einzug der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) Ende der 60er Jahre kamen erste Warenwirtschaftssysteme und elektrische Registrierkassen für den Handel auf den Markt. Maßgebliche Aufgaben waren die Datenerfassung beim Warenumschlag, eine kontrollierte Bestandsführung und die Unterstützung des Bestellwesens.
Fortschreitende Digitalisierung und der Beginn des Internet-Zeitalters veränderten den Handel weiter. Moderne Hard- und Software ermöglichten Absatzkanäle wie Onlineshops oder Omnichannel als neues Vertriebsmodell. Fulfillment- und Dropshipping-Lösungen entwickelten sich zu üblichen Bausteinen moderner Logistikkonzepte. Und komplexe Datentransfers über cloudbasierte Netzwerke sind heute tägliche Routine und haben die Ansprüche an Warenwirtschaftssysteme weiter vorangetrieben.
Wachsender Konkurrenz- und Preisdruck in einer globalisierten Welt sowie steigende Kundenerwartungen kommen hinzu. Für ein Handelsunternehmen ist es heute entscheidend, seine Prozesse in allen Unternehmensbereichen permanent zu erfassen, zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern.
Ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem ist längst ein unverzichtbares Werkzeug, um die Herausforderungen von Globalisierung und Digitalisierung zu meistern. International agierende Konzerne sind ebenso gefordert wie KMU oder innovationsgetriebene Start-ups. Kein Marktteilnehmer wird dauerhaft konkurrenzfähig bleiben oder Wettbewerbsvorteile erzielen, wenn er die Vorzüge und Flexibilität intelligenter Softwarelösungen nicht zu nutzen weiß.
Die Kernaufgaben und der funktionale Aufbau eines Handelsunternehmens sind wie folgt definiert:
Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang)
Warenorganisation (Bestandsmanagement und Lagerwirtschaft; bei produzierenden Unternehmen zusätzlich: Fertigung / Konfektionierung)
Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang)
Funktionale Organisation des Warenstroms
In diesen Aufgabenbereichen sind vielfältige Prozesse zu organisieren und zu steuern:
Waren- und Dispositionsprozesse
Diese Prozesse umfassen alle realen stofflichen Vorgänge und Warenbewegungen (z.B. Einlagerung, ggf. Herstellung, Kommissionierung, Versendung) und die durch sie hervorgerufenen Ereignisse und Abläufe (z.B. das Erstellen von Bestellvorschlägen oder das Verfassen von Angeboten).
Informationsprozesse
Diese Prozesse umfassen die Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung jeglicher Informationen, die sowohl unternehmensintern (z.B. Buchhaltung) als auch extern (z.B. Lieferanten, Kunden) relevant oder notwendig sind.
Abrechnungs- und Planungsprozesse
Auf Grundlage bestehender Einkaufs- und Verkaufspreise und als Folge aller Waren- und Dispositionsprozesse umfassen die Abrechnungsprozesse alle tatsächlich wertmäßigen Änderungen im laufenden Betrieb. Aus ihnen werden mithilfe eines fundierten Controllings planerische Prozesse angestoßen und unterstützt, die wichtige strategische Entscheidungen (z.B. für eine veränderte Preis- und Produktpolitik) begünstigen können.
Die vier Hauptziele einer Warenwirtschaft
Idealerweise ist ein Warenwirtschaftssystem an sämtlichen Prozessaufgaben direkt oder indirekt beteiligt. Einer Warenwirtschaft lassen sich damit folgende Ziele zuordnen (siehe auch zweiter Teil: Vorteile & Erleichterungen):
Sicherstellung der materiellen Liquidität
Prozessoptimierung und Effizienzgewinne
Zeit- und Kostenersparnis sowie Fehlerreduktion
Transparenz und Auswertungsoptionen
Beteiligte Unternehmensbereiche
Entsprechend der aufgeführten Aufgaben, Prozesse und Ziele wird deutlich, dass ein Warenwirtschaftssystem in sämtliche klassischen Bereiche eines Handelsunternehmens eingreift.
Einkauf / Bestellwesen
Produktion / Fertigung (sofern vorhanden)
Lager / Bestandsmanagement
Verkauf / Vermarktung
Verwaltung / Administration
Dem Warenwirtschaftssystem fällt somit eine zentrale und zugleich verbindende Rolle im Gesamtbetrieb zu. Je besser es gelingt, die Prozesse zwischen und innerhalb dieser Bereiche zu gestalten, umso effizienter und erfolgreicher stellt sich das Unternehmen auf.
Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems bezieht alle Unternehmensbereiche ein
Strategische Implementierung
Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist zumeist mit hohen Erwartungen verbunden. Flaschenhälse sollen beseitigt, Prozesse vereinfacht und nicht zuletzt die Kosten gesenkt werden. Doch gerade beim Wechsel von zuvor genutzten Systemen und Methoden auf eine neue Warenwirtschaft lauern Stolperfallen. Migration und Implementierung von Warenwirtschaftssystemen haben sich in den vergangenen Jahren zwar deutlich vereinfacht, dennoch bleibt der Umstieg ein herausforderndes Projekt. Nicht zuletzt wird die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden bei der Einführung neuer Systeme über den Erfolg entsprechender Maßnahmen im Unternehmen mitentscheiden.
Basisfunktionen und Erweiterbarkeit
Das IT-gestützte Warenwirtschaftssystem steht im Zentrum moderner Handelsunternehmen. Hier werden alle relevanten Unternehmensprozesse abgebildet und sämtliche Daten zentral erfasst, gespeichert und verwaltet.
Funktional wird zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten unterschieden. Stammdaten sind grundlegende statische Daten, wie etwa die Kundendaten oder der Artikel- und Sortimentsstamm. Zu den Bewegungsdaten zählen alle dynamischen und durch tägliche Geschäftsvorfälle ausgelösten Daten, wie etwa Auftragsdaten oder sich ändernde Lagerbestandsdaten. Die Datenbankstruktur einer Warenwirtschaft setzt diese Stamm- und Bewegungsdaten funktional in Beziehung und bestimmt damit über Effizienz und Leistungsfähigkeit der Gesamtprozesse im Unternehmen.
Warenwirtschaftssysteme haben keinen fest definierten Funktionsumfang. Sie unterscheiden sich in Aufbau und Architektur und damit auch in ihrer Fähigkeit, funktional erweitert werden zu können. Grundsätzlich lassen sich drei Systemansätze ausmachen:
Offenes Warenwirtschaftssystem Das WWS erfasst ausschließlich Wareneingänge und Warenausgänge. Der Warenfluss innerhalb des Unternehmens wird nicht erfasst und gesteuert.
Geschlossenes Warenwirtschaftssystem Das WWS bildet den kompletten Warenkreislauf im Unternehmen ab. Sämtliche unternehmerischen Aufgaben und Prozesse werden komplett durch das WWS erledigt und abgedeckt.
Integriertes Warenwirtschaftssystem Hierbei handelt es sich um ein geschlossenes WWS, das zusätzlich bei Bedarf über Schnittstellen mit Drittsystemen und externen Partnern zusammenarbeiten kann. Skalierbarkeit und flexible, branchengerechte Erweiterungsoptionen sorgen bei diesen Systemen für maximale Funktionsvielfalt. Heute wird nahezu jedes moderne WWS als integriertes Warenwirtschaftssystem betrieben.
Die vier maßgeblichen Funktionsbereiche eines Warenwirtschaftssystems entlang des Warenprozesses
Kernfunktionen in der Prozesskette
Anhand des zuvor benannten Dreiklangs aus der funktionalen Organisation des Warenstroms, nämlich Warenbeschaffung – Warenorganisation – Warenabsatz, lässt sich ein Großteil der wichtigen und grundlegenden Funktionen eines Warenwirtschaftssystems zuordnen.
Hinzu kommt ein Funktionsbereich, dessen Einstellungen sich direkt auf die Funktionalitäten entlang der gesamten Güter-Prozesskette auswirken. Dieser Funktionsbereich befasst sich mit der Datenaufbereitung und Prozessadministration. Sein Umfang und seine Ausgestaltung bestimmen maßgeblich, wie differenziert, zielgerichtet und effizient die Unternehmensprozesse insgesamt gesteuert werden können.
Auflistung der Einzelfunktionen und typischen Features einer Warenwirtschaft nach den jeweiligen Funktionsbereichen:
Druckvorlagen- und Formularverwaltung für Kommunikation & Export
Unicode & Mehrsprachigkeit
Benutzer- & Rechteverwaltung
Prozessautomatisierung & Hintergrunddienste
Steuerverwaltung und Buchungsdatenexporte DATEV & CSV
Statistikverwaltung & Auswertungsvorlagen
Integrierte Schnittstellen & Schnittstellen zur Erweiterung
Integrierte Warenwirtschaftssysteme verfügen grundsätzlich über Schnittstellen (häufig auch als API oder REST-API bezeichnet), die die Funktionalität und Leistungsfähigkeit des Gesamtsystems teilweise erheblich steigern. Unterschieden wird zwischen offenen, individuell anpassbaren sowie festen, auf einen bestimmten Dienst zugeschnittene Schnittstellen.
Je nach Branche, Sortimentsgestaltung und strategischer Ausrichtung sind bei der Auswahl einer geeigneten Warenwirtschaft bestimmte Schnittstellen zu priorisieren, andere können vernachlässigt werden. Einige Softwareentwickler bieten in ihrem Produktportfolio maßgeschneiderte Erweiterungen an, die ein optimales Zusammenspiel versprechen.
Typische Schnittstellen und Erweiterungsbereiche für eine Warenwirtschaft
Shopsysteme Anbindung und Steuerung unterschiedlicher und mehrerer paralleler Onlineshops
Online-Marktplätze Verwaltung und Steuerung der Aktivitäten auf Amazon, eBay etc.
Kassensysteme Anbindung von Software und Peripherie für den stationären und mobilen Verkauf
Versanddienstleister und Logistiker Druck der Versandetiketten und Sendungsverfolgung mit ausgewählten Logistikern
Lageradministration und Warehouse Management (WMS) Zahlreiche optimierte Prozesse für Lagerhaltung und Kommissionierung
Fulfillment-Anbieter Outsourcing sämtlicher Lager-, Versand- und Retourenprozesse
Banken und Zahlungsdienstleister Direkte Anbindungen für einen sicheren Zahlungsabgleich und Zahlungsverkehr
Buchhaltung und Steuerberater DATEV-Anbindung und weitere Exportformate zur professionellen Buchführung
Abgrenzung zum ERP-System
Die Übergänge von einem Warenwirtschaftssystem zu einem Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System sind fließend. Während eine Warenwirtschaft schon aufgrund seiner Namensgebung die effiziente Organisation und Steuerung des Warenstromes in den Mittelpunkt stellt, werden bei ERP-Systemen weitere Ressourcen miteinbezogen, die für eine ganzheitliche Unternehmensbetrachtung und betriebswirtschaftliche Steuerung erforderlich sind.
Obwohl viele Warenwirtschaftssysteme ihren Funktionsumfang kontinuierlich ausbauen oder sich über Schnittstellen entsprechend erweitern lassen, zählen bestimmte optionale Aufgabenbereiche zu den klassischen Bestandteilen eines ERP-Systems (siehe Box).
Typische Funktionsbereiche: ERP-System
Personalverwaltung & Lohnbuchhaltung
Kapital-, Investitions- und Finanzmanagement
Betriebsmittel- und Materialplanung (intern)
Integrierte und erweiterte Kommunikationstechnologien
Dokumenten-Management-System
Gebäudemanagement & IT-Systemverwaltung
Vorteile & Erleichterungen
Materielle Liquidität
Der fundamentale Nutzen einer Warenwirtschaft besteht in der Sicherstellung der materiellen Liquidität. Materielle Liquidität bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das richtige Produkt zur richtigen Zeit am richtigen Ort in richtiger Menge und Qualität mit der erforderlichen Information und zum gewünschten Preis zur Verfügung steht.
Zentrale Datensteuerung
Maßgeblicher Vorteil des (integrierten) Warenwirtschaftssystems ist es somit, dass sämtliche Daten, die für die Gewährleistung der materiellen Liquidität notwendig sind, in einem System vorgehalten, eingesehen und gesteuert werden können. Alle Informationen befinden sich an definierten Stellen zur rechten Zeit. Der zentrale Datenbestand innerhalb der Warenwirtschaft sorgt für eine hohe Datenqualität und reduziert den Aufwand für die Datenpflege deutlich.
Gewährleistung der materiellen Liquidität
Effizienzgewinne
Der zweite wesentliche Vorteil bei der Nutzung von Warenwirtschaftssystemen liegt in der Unterstützung und Verbesserung des gesamtbetrieblichen Prozessmanagements. Im Vordergrund stehen dabei sowohl die Prozessunterstützung innerhalb des Unternehmens als auch die Unterstützung zwischenbetrieblicher Geschäftsprozesse, z.B. mit Lieferanten.
Basierend auf den wesentlichen Merkmalen eines Warenwirtschaftssystems, nämlich
ist es möglich, sämtliche Prozessketten zu vereinfachen, zu beschleunigen und damit effizienter zu gestalten. Dies betrifft Haupt- oder Primärprozesse ebenso wie durch sie ausgelöste Sekundärprozesse, wie die nachstehende Grafik am Beispiel einer vereinfachten Vertriebslogistik zeigt.
Zusammenspiel und Prozessintegration anhand eines klassischen Auftragseinganges im Vertrieb
Je besser es gelingt, das Prozessmanagement in einem Warenwirtschaftssystem zu optimieren, also auch die Auslöser für begleitende Prozessketten einzubinden und die Abläufe insgesamt zu harmonisieren und zielführend auszurichten, umso leistungsfähiger stellt sich das Unternehmen auf. Die individuelle Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse erfolgt durch Customizing.
Kreislauf der permanenten Prozessverbesserung
Prozessoptimierung
Als Prozessoptimierung werden Maßnahmen bezeichnet, die dazu beitragen, die Effizienz der Arbeits- und Geschäftsprozesse und den Einsatz der dafür nötigen Ressourcen im Unternehmen kontinuierlich zu steigern. Hierfür werden bestehende Arbeitsabläufe analysiert und dokumentiert, vermeintliche Schwachstellen identifiziert und bestehende Workflows angepasst und verbessert.
Die Ausgestaltung eines Warenwirtschaftssystems hat somit bedeutenden Einfluss auf die Nachhaltigkeit einer fortlaufend erfolgreichen Prozessoptimierung. Der funktionale, modulare und über Schnittstellen erweiterbare Aufbau der Warenwirtschaftssoftware spielt eine entscheidende Rolle, um den Herausforderungen des Marktes und möglichen Wachstumsprozessen in Form von Skalierungen gewachsen zu sein.
Automatisierung
Die Automatisierung kann als Teilbereich der Prozessoptimierung betrachtet werden. Ihr fällt mithilfe oder durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems große Bedeutung zu. Automatisierung meint in diesem Zusammenhang alles, was innerhalb einer Prozesskette dazu beiträgt, sich wiederholende Aufgaben zu minimieren, zu standardisieren oder effizient zusammenzufassen.
Ansätze zur Automatisierung bei der Steuerung des Warenflusses, aber auch für die Gestaltung übergeordneter Geschäftsprozesse gibt es zahlreich. Ein Warenwirtschaftssystem liefert hier idealerweise entsprechende Optionen, um bestimmte Ereignisse zu definieren und festzulegen, die – auch zeitversetzt – gezielte Aktionen hervorrufen und weitere Prozessketten anstoßen. Beispiele hierfür sind:
Lieferantenbestellungen automatisch versenden
Versand- und Auslieferungsvorgang automatisieren
Retouren-Handling: Automatisierte Gutschriften oder Austauschaufträge
Im Zusammenspiel mit den Möglichkeiten eines ausgeprägten Customizings für eine Warenwirtschaft, lassen sich so ganz individuelle Prozesse und Sonderfälle bearbeiten, die im spezifischen Tagesgeschäft für eine deutliche Entlastung sorgen können. Die Vorteile von Automatisierungen liegen damit klar auf der Hand: Einsparung ermüdender und fehleranfälliger Routineaufgaben, Produktivitätssteigerung durch Fokus auf (kreative) Kernaufgaben und eine signifikante Kostenminimierung.
Zeit- und Kostenersparnis
Die beschriebenen Effizienzgewinne durch ein fortlaufendes Prozessmanagement mithilfe eines leistungsstarken und flexiblen Warenwirtschaftssystems führen zwangsläufig zu spürbaren Kosteneinsparungen und einer deutlichen Beschleunigung der Geschäftsprozesse insgesamt.
Verfahrensbeschleunigung
Konkrete Beispiele für unmittelbare Verfahrensbeschleunigungen im typischen Tagesgeschäft von Handelsunternehmen gibt es zahlreich. Orientiert an den Funktionsbereichen einer Warenwirtschaft können exemplarisch benannt werden:
Permanente (Bestands-)Synchronisation über alle Verkaufskanäle
Differenziertes Retourenmanagement mit transparenter und schneller Erfassung
Fehlerreduktion
Die Reduzierung menschlicher Fehler entlang relevanter Prozessketten liefert ein weiteres Argument für den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen. So haben beispielsweise zu viel, zu wenig oder falsch versandte Artikel immer mehrfach negative Auswirkungen: Gewinnschmälerung, Lagerbestandsfehler, zeitaufwändige Retouren und verärgerte Kunden.
Insbesondere bei der Kommissionierung sorgt eine softwaregestützte Lagerverwaltung, die sich auf die Begebenheiten vor Ort und spezifische Anforderungen zuschneiden lässt, für deutlich geringere Fehlerquoten. Ähnlich wie beim Kreislauf für eine kontinuierliche Prozessoptimierung, gibt es auch für Fehlerreduktion ein erprobtes und bewährtes Vorgehensmuster:
Fehler messen und Fehlermuster identifizieren Erfasse alle Fehler mit Zeitpunkt, Häufigkeit und der exakten Stelle im betreffenden Prozess. Analysiere die Werte und versuche, den Ursachen auf die Spur zu kommen und mögliche Muster zu erkennen.
Beteiligte Teams ansprechen und gemeinsam Prozessverbesserungen erarbeiten Fehler machen alle. Sorge für eine vertrauensvolle Atmosphäre und akzeptierte Fehlerkultur. Hol Dir Feedback und Vorschläge von Deinem Team ein. Es gelingt nur miteinander, wirkungsvolle, zielgerichtete Maßnahmen zur Senkung der Fehlerquote zum Erfolg zu führen.
Für angenehme Arbeitsumgebung, richtige Ausstattung und passende Abläufe sorgen Biete Deinen Teams und Mitarbeitenden optimale Arbeitsbedingungen. Das können eine bessere Ausleuchtung oder ein größerer Monitor sein. Beseitige alle Stolperfallen, die zu Fehlern führen. Und gestalte innerhalb Deiner Warenwirtschaft – insbesondere bei der Kommissionierung – einen Prozess, der zu Deiner Lagerlösung passt.
Aktiver Prozess zur Fehlerreduzierung
Empfehlung
Wenn Du diese drei Schritte gesamtbetrieblich regelmäßig durchführst, wirst Du die Fehlerquoten mithilfe der Prozessgestaltung in Deinem Warenwirtschaftssystem deutlich senken und die Effizienz und Rentabilität Deines Unternehmens zusehends steigern.
Transparenz und Auswertungsoptionen
Moderne softwaregestützte Warenwirtschaftssysteme verwalten sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten in einer einzigen zentralen Datenbank. Neben den vielfältigen Steuerungsfunktionen, die sich daraus ergeben, versetzt diese Eigenschaft das System auch in die Lage, sehr detaillierte und aussagekräftige Reportings zu erstellen. Für agile, zukunftsgewandte Unternehmen sind solche differenzierten Auswertungen und Analysefunktionen einer Warenwirtschaft mittlerweile selbstverständlich. Und sie werden immer wichtiger.
Überblick & Agilität
Vorbei sind die Zeiten, in denen man bis zum monatlichen oder quartalsweisen Bericht des Steuerbüros oder der Buchhaltung warten musste, um verlässliche Informationen zur betriebswirtschaftlichen Lage zu erhalten. Dort wo früher noch viele Tabellen studiert werden wollten, um einen tieferen Einblick zu erhalten, genügen heute wenige Klicks.
Zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und Arbeitsplatz und in einer Form und Aufbereitung, die vom Nutzer zumeist ganz individuell bestimmt werden, liefert ein Warenwirtschaftssystem die nachgefragten Daten unmittelbar. Relevant ist dies jedoch nicht nur für die Einschätzung mittel- und langfristiger betriebswirtschaftlicher Entwicklungen. Eine Warenwirtschaft liefert darüber hinaus maximale Transparenz und vielfältige Übersichten auf Knopfdruck. Zum Beispiel über Warenbestände in verschiedenen Lagern weltweit oder über die Bestseller pro Filiale aus der vergangenen Aktionswoche. Die Möglichkeiten zur unmittelbaren Abfrage sind schier unbegrenzt.
Insbesondere in dynamischen Märkten können schnelle Entscheidungen und agiles Handeln hochrelevant werden. Die permanenten und sehr differenzierten Beobachtungs- und Auswertungsoptionen eines Warenwirtschaftssystems befähigen dazu, zügig zu reagieren und etwaige Kurskorrekturen unmittelbar anzustoßen.
Betriebswirtschaftliche Analysen
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) gehören zu den Standardreports einer modernen Warenwirtschaftssoftware. Sie liefern qualifizierte und betriebsspezifische Informationen und berichten damit über die tatsächliche Ertragslage im Unternehmen. Mithilfe dieser Auswertungen und Berichte, die je nach Verwendungszweck mit Daten aus der Finanzbuchhaltung ergänzt werden können, hat das Unternehmen die aktuelle wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Betriebes jederzeit im Blick. Häufig bilden BWA (oder Teilbereiche daraus) eine wichtige Gesprächsgrundlage, um unternehmensstrategische Entscheidungen vorzubereiten.
Der Weg vom einfachen Reporting zur aussagestarken Business Intelligence
Business Intelligence (BI)
Eine leistungsstarke Fortentwicklung üblicher Statistiktools ist die Integration eines Business-Intelligence-Systems. Business Intelligence bezeichnet hierbei die tiefgreifende Analyse von Daten, Prozessen und Informationen für die (strategische) Entscheidungsfindung und Performanceverbesserung, um Markt- und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Ein BI-System zählt damit zur Gruppe der Management-Support-Systeme (MSS), die Entscheidungsträger im Unternehmen bei der Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle betrieblicher Leistungsprozesse unterstützen.
Ein- oder angebunden an ein Warenwirtschaftssystem bietet eine Business-Intelligence-Lösung zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
Neben der WaWi- oder ERP-Datenbank stehen viele weitere Datenquellen zur Verfügung und lassen sich kombinieren.
BI-Systeme bieten einen hohen Grad der Individualisierung mit selbsterstellten Tabellen, Visuals oder auch Eigenprogrammierungen.
Zahlreiche Filtereinstellungen mit detailgenauer Justierbarkeit und hoher Interaktivität liefern bessere und schnellere Ergebnisse.
Zusammengefasst lässt sich feststellen, dass es für den Erfolg einer Unternehmung und seines Geschäftsmodells enorm wichtig ist, tiefe und schnelle Einblicke in Daten und Prozesse zu erhalten. Die Prozessdaten aus Warenwirtschaftssystemen sind ideale Grundlage, um Informationen zu extrahieren, aufzubereiten und zu analysieren. Durch die Kombination mit modernen Business Intelligence-Systemen bieten sich den Unternehmen Lösungen, die ihnen spürbare Wettbewerbsvorteile verschaffen.
Hast Du noch Fragen?
Nutze gerne unser Kontaktformular, wenn Du weitere Informationen zu Warenwirtschaftssystemen und JTL-Wawi benötigst. Wir helfen Dir gerne weiter!
JTL-Wawi bieten wir unseren Kunden kostenfrei für 0,- € zum Download an – ganz ohne Registrierung. Unser Warenwirtschaftssystem ist das Herzstück einer umfangreichen Produktpalette mit z.B. JTL-Shop, JTL-eazyAuction, JTL-WMS uvm.
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Ein Warenwirtschaftsprogramm erfasst und steuert alle Warenbewegungen Deines Unternehmens. Vom Wareneingang über Lagerhaltung und Vertrieb, bis zum Versand des Artikels. Auch Retouren werden über JTL-Wawi abgewickelt.
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