E-Mail-Vorlagen, vordefinierte Antworten und Anhänge
Vorlagen im Sinne von vorgefertigten Textbausteinen meinst Du? Oder auch Layout-Vorlagen?
“Sowohl als auch. Derzeit ermöglichen wir jedem JTL-Wawi-Benutzer bis zu 4 Vorlagen zu hinterlegen. Die Zahl ist willkürlich gewählt, wir könnten das Limit auch leicht auf 10 Vorlagen anheben, wenn unsere Händler das wünschen. Jedenfalls sind die E-Mails HTML-fähig und so könnte jeder Mitarbeiter eine globale Designvorlage mit persönlicher Signatur anlegen. Mit einem Klick wird die Vorlage dann in die Nachricht kopiert. In den anderen Vorlagen könnten zum Beispiel häufig wiederkehrende Textbausteine oder vorformulierte Antworten hinterlegt werden.
Mittelfristig würden wir gerne dotLiquid in den Nachrichten-Editor integrieren. Dann könntet ihr auch Variablen in den Text einsetzen wie zum Beispiel bei einer Anrede: Guten Tag #Anrede #Nachname. Aktuell müssen solche Daten noch manuell eingegeben werden – oder man wählt eben eine neutrale Ansprache.”
Mitten in der Entwicklung: Texte und Layout mit einem Klick in die Nachricht kopieren
Noch ein Wort zu den Anhängen. Einige E-Mails enthalten ja auch Bilder, zum Beispiel, wenn etwas werden soll. Müssen sich unsere Händler Sorgen machen, dass solche Bilddateien ihre Datenbank überanspruchen?
“Wir speichern Dateianhänge in der Datenbank von JTL-Wawi – allerdings mit einer von Microsoft speziell für große Datenpakete zur Verfügung gestellten Filestream-Technologie. Anhänge fallen damit nicht in das Datenbanklimit der SQL-Server Express Edition (derzeit: 10 GB), denn die Dateien werden separiert auf eurem Datenbank-Server abgelegt. Das bedeutet: Wenn ihr das Ticketsystem nutzt und durch eure Kundenkommunikation viele Anhänge erzeugt, dann muss der Rechner, auf dem eure Datenbank liegt, ausreichend Speicherkapazität aufweisen. Und bei einem Backup eurer Datenbank werden die Anhänge automatisch mitgesichert.
Ein Hinweis vielleicht noch: Nicht immer achten Kunden darauf, Anhänge in zweckmäßigen Dateigrößen zu übermitteln. Ein Limit für Anhänge wird allerdings nicht in JTL-Wawi, sondern bei eurem E-Mail-Provider festgelegt.”
Kann ich als Kundenbetreuer ebenfalls Dokumente in einem Vorgang ergänzen, ein eingescanntes PDF vielleicht?
“Ja, Bearbeiter können noch weitere Dokumente zu einem Ticket hochladen. Damit ist der erste kleine Schritt in Richtung vorgangs- und kundenbezogener Dokumentenablage getan.”