JTL-Shipping-Prozesse mit Workflows automatisieren

Viele von euch profitieren schon seit JTL-Wawi 1.0 von der Erweiterung um JTL-Shipping. Gerade Viel-Versender freuen sich über die Möglichkeit, Versand, Etikettendruck und Co. bequem aus der Warenwirtschaft steuern zu können. Mit der Version 1.1 von JTL-Wawi erhielt auch unsere Versandlösung einige Neuerungen, darunter die Anbindung an den Versanddienstleister UPS. Was jedoch nur wenige wissen: Die JTL-Workflows können auch im Versandgeschäft mit Effizienzsteigerungen punkten.

JTL-Shipping – ab wann lohnt sich der Einsatz?

Auf der JTL-Connect konnten wir in Kundengesprächen erfahren, dass einige Händler vor dem Einsatz zurückschrecken, weil sie nicht „groß genug“ dafür sind. Aus diesem Anlass hier eine kurze Erläuterung:

JTL-Shipping ist Bestandteil unserer kostenfreien Warenwirtschaft JTL-Wawi. Es ermöglicht euch den Zugang zu den Schnittstellen zahlreicher großer Logistiker, wie beispielsweise DHL, DPD oder Hermes. Ihr könnt innerhalb der Wawi eure Sendungen verfolgen sowie Versand- und Retourenetiketten drucken. Wichtiger jedoch für viele: Streikt der Logistiker eures Vertrauens direkt zur Weihnachtszeit, könnt ihr problemlos kurzfristig auf eine der Schnittstellen anderer Anbieter zugreifen und somit verschiedene Versandmöglichkeiten parallel nutzen. Händler, die wiederum viel ins Ausland versenden, können anhand automatisierter Prozesse Zollinhaltserklärungen und weitere bürokratische Schritte einleiten.

Kurzum: Der Einsatz lohnt sich für jeden Händler, der Pakete an Kunden versendet. Durch den Zugriff auf die Funktionen der einzelnen Logistiker innerhalb der Warenwirtschaft erleichtert die Lösung alle Prozesse rund um den Versand.

Damit nicht genug, denn bringt ihr obendrein Workflows ins Spiel, könnt ihr zahlreiche Tücken und Eigenheiten eurer Kunden und Logistikdienstleister umschiffen.

Workflow 1 – Adressen ohne Hausnummer automatisch korrigieren

Nicht jeder Versanddienstleister kann Pakete ohne Hausnummernangabe zustellen. Um die Bestellung dennoch reibungslos im System bearbeiten zu können, hilft ein simpler Workflow und erspart die später notwendige manuelle Korrektur.

• In der Registerkarte Aufträge, unter Auftrag > Erstellt findet ihr die Möglichkeit, einen Workflow anzulegen.
• Nach Auswahl eines aussagekräftigen Namens legt ihr als Bedingung fest, dass im Feld Straße der Lieferadresse keine Hausnummer steht. Unter Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Straße wählt ihr via Dropdown-Menü die Option RegEx und gebt dort die folgende Zeile ein: ^(D{1,}d{0})$
• Nun gilt es, als Aktion den Wert für das Feld auf 0 zu setzen. Die Schaltfläche „…“ unter öffnet die erweiterten Eigenschaften. Dort tragt ihr diese Zeile ein: {{ Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.Straße }} 0
• Schließt das Fenster, klickt auf Workflow testen für einen Probedurchlauf, schon ist dieser Prozess automatisiert.

Workflow 2 – Versandart ändern, wenn Packstation ohne DHL gewählt wurde

Geben eure Kunden eine Packstation als Adresse an, versäumen jedoch, DHL als Versanddienstleister auszuwählen, führt dies zu Problemen innerhalb des Systems. Auch hier gestaltet sich die Lösung mittels Workflow als einfach:

• In der Registerkarte Aufträge, unter Auftrag > Erstellt findet ihr die Möglichkeit, einen Workflow anzulegen.
• Nach Auswahl eines aussagekräftigen Namens legt ihr als Bedingung fest, dass der Kunde im Feld Straße das Wort „Packstation“ eingegeben haben muss. Unter Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Straße setzt ihr daher den Parameter: Enthält „Packstation“.
• Als zweite Bedingung müsst ihr nun angeben, dass der Kunde nicht DHL als Versandart ausgewählt hat. Unter Lieferung > Versandart > Name gebt ihr daher ein: Enthält nicht „DHL“.
• Als Aktion legen wir nun die alternative Versandart fest, die eigentlich hätte verwendet werden sollen. Im Bereich Versandart ändern wählen wir dementsprechend DHL-Paket.
• Schließt das Fenster, klickt auf Workflow testen für den Probedurchlauf, schon ist ein weiterer Prozess automatisiert.

Workflow 3 – Manuelle Prüfung für Auslandsversand festlegen

Wer regelmäßig ins Ausland versendet, aber häufig auf Fehler in den Angaben aus bestimmten Ländern stößt, kann Bestellungen von dort automatisch auf eine Prüfliste setzen lassen. Die Liste lässt sich zudem per Mail einem hierfür verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen. Und so geht’s:

• In der Registerkarte Aufträge, unter Auftrag > Erstellt wählt ihr erneut die Möglichkeit, einen Workflow anzulegen.
• Nach Auswahl eines aussagekräftigen Namens legt ihr als Bedingung fest, dass es sich um Bestellungen aus beispielsweise Frankreich handeln sollte. Unter Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Land > ISO stellt ihr dazu „FR“ als Parameter ein. Wollt ihr mehr Länder festlegen, könnt ihr bei der Bedingung Eine Bedingung erfüllt wählen, dann beliebig viele Länder angeben.
• Danach solltet ihr als erste Aktion die Option Zurückhalten/Freigeben wählen. Damit nicht genug, legt ihr weitere Parameter fest – unter Vorgang „Adresse korrigieren“ und unter Aufträge den Punkt Aktueller Auftrag.
• Um die Mail an den zuständigen Mitarbeiter zu senden, wählt ihr eine weitere Aktion – E-Mail senden – und konfiguriert dort die Mail.
• Wie auch bei den anderen Workflows, klickt ihr auch diesmal auf Workflow testen für eine finale Prüfung, schon ist ein weiterer Prozess automatisiert.

Der eine oder andere mag sich nun schon denken, dass es neben den drei Beispielen sicherlich noch diverse andere Möglichkeiten der Automatisierung gibt. In der Tat haben wir noch einige weitere Ansätze für euch parat, die wir im JTL-Guide für euch dokumentieren werden. Einen weiteren Workflow findet ihr bereits hier:
JTL-Shipping

Den Bereich erweitern wir in den kommenden Wochen und Monaten um nützliche Hilfestellungen, wir halten euch auf dem Laufenden.

Fazit

JTL-Shipping ist bereits ein mächtiges Tool für Online- und Versandhändler, mit zahlreichen Vorteilen, die jeder JTL-Wawi-Anwender kostenfrei nutzen kann. Die oben vorgestellten Workflows runden die Nutzung noch weiter ab und erleichtern Anwendern den Händleralltag. Allerdings wird JTL-Shipping selbst in den kommenden Monaten noch einige Erweiterungen erhalten. Seid also gespannt, welche Logistikdienstleister, aber auch neue Funktionen, das Profil der Lösung erweitern.

Wir hoffen, dass ihr mit diesem Beitrag einen Einblick in das Leistungsspektrum unserer Versandhandelslösung sowie die Möglichkeiten durch JTL-Workflows erhalten habt. Wer sich insbesondere für letztere interessiert, sollte auch in der nächsten Woche die Augen offenhalten, wenn wir uns den Gewinnern der „Show me your Workflow“-Aktion widmen.