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JTL-Track&Trace – Unser neues Produkt zur Sendungsverfolgung – Teil 1

Track and Trace bedeutet soviel wie “Spuren verfolgen” oder “Fährten lesen” und meint in der Logistik das Nachverfolgen von Paketen und Briefen – die sogenannte Sendungsverfolgung. Häufig beginnt sie mit der Übergabe des Pakets an den Versanddienstleister und endet mit der erfolgreichen Zustellung beim Kunden.

In diesem Frühjahr wird unser neues Produkt JTL-Track&Trace in die Open Beta gehen. Mit JTL-Wawi 1.4 veröffentlichen wir bereits den integrierten Code, der dann später freigeschaltet wird. Die Sendungsverfolgung wird vorerst für DHL zur Verfügung stehen und offeriert euch attraktive Möglichkeiten im Zusammenspiel mit der Prozesssteuerung JTL-Workflows.

Was bedeutet Track and Trace bei JTL?

DHL unterscheidet über hundert Sendungsstatus. Dazu zählen beispielsweise Erfolgreich abgeholt, Zweiter Zustellversuch oder Keine Übernahme wegen Beschädigung. Bisher konntet ihr die Status lediglich über Umwege auf der Webseite eures Logistikers einsehen. Als Technologieanbieter kann JTL diese Zustände allerdings über Schnittstellen einlesen und euch in JTL-Wawi zur Weiterverarbeitung bereitstellen.

Für eine bessere Übersichtlichkeit sortiert JTL-Wawi die Sendungsstatus in vier Ordner (A) ein: Erstellt, Unterwegs, Zugestellt und Problem. Aber was genau bedeuten die Ordner?

In der Warenwirtschaft: Ordner (A) für die Sendungsverfolgung im Bereich Versand

Welche Sendungen findet ihr in welchen Ordnern?

Je nach Logistiker erfolgt der erste Scan für die Sendungsverfolgung, sobald die Pakete an den Fahrer übergeben wurden oder bei großen Paketmengen erst bei Ankunft im Verteilerdepot. Im Ordner Erstellt findet ihr daher alle Sendungen, für die mit JTL-Wawi bereits Versandetiketten und Sendungsnummern erstellt wurden, die aber der Versanddienstleister noch nicht eingescannt hat.

Die Ordner Unterwegs und Zugestellt bedeuten, dass eine Sendung entweder gerade vom Versanddienstleister ausgeliefert wird oder erfolgreich zugestellt werden konnte. Beachtet bitte, dass auch die Abgabe des Pakets beim Nachbarn oder in einer Postfiliale aus Sicht des Logistikers bereits als erfolgreiche Zustellung gilt.

Für euch besonders interessant sind Einträge im Ordner Problem, denn hier befinden sich alle Pakete, die nicht erfolgreich zugestellt werden konnten. In der Regel erfordern diese Sendungen ein manuelles Eingreifen und die meisten Händler werden diesen Ordner mindestens einmal täglich kontrollieren oder sich per E-Mail automatisch über eingehende Probleme informieren lassen.

Statusmeldungen vom Logistiker

Werfen wir noch einen Blick auf die Listenansicht (B). Hier findet ihr sowohl den Sendungsstatus (“Zustellfahrzeug”) als auch die genaue Sendungsinfo des Versanddienstleisters: “Die Sendung wurde in das Zustellfahrzeug geladen.” Im unteren Fensterabschnitt (E) könnt ihr den gesamten Sendungsverlauf eines Pakets nachverfolgen und anhand des Externen Zustands bei DHL sogar erkennen, wenn ein Paket beim Nachbarn abgegeben wurde, denn dann steht dort das Kürzel NGHBR, die englische Verkürzung des Wortes “neighbour”.

Und wie kommen die Workflows ins Spiel?

JTL-Workflows ist ein standardmäßig in unserer Warenwirtschaft vorhandenes Werkzeug, mit dem sich wiederkehrende Handlungen automatisiert durchführen lassen. Für JTL-Track&Trace könnt ihr zum Beispiel einen Workflow einrichten, der bei Eintreten des Sendungsstatus Empfänger unbekannt automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet, mit der Bitte, die hinterlegte Adresse auf Richtigkeit zu prüfen.

Das Grundprinzip bleibt dabei stets dasselbe: Für jeden Workflow wählt ihr einen Auslöser, legt eine oder mehrere Bedingungen fest und definiert die Aktionen, welche am Ende ausgeführt werden sollen. Zur Umsetzung unserer Beispiele benötigen wir zudem die Vorlagenverwaltung von JTL-Wawi sowie ein paar Variablen aus dotLiquid.

Jetzt möchten wir euch einige Fälle aus der Praxis vorstellen. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen könnt ihr ab dem Release von JTL-Wawi 1.4 in unserer Benutzerdokumentation JTL-Guide nachlesen.

Fall 1: Wenn Pakete beim Nachbarn oder in einer Packstation abgegeben wurden

Heutzutage schauen viele Menschen in der Mittagspause und am Ende eines Arbeitstages auf ihr Smartphone. Wer freut sich da nicht über einen kleinen Hinweis, wenn während des Tages das bestellte Paket in der lokalen Packstation abgegeben wurde oder der Nachbar unsere Sendung in Empfang genommen hat?

Der Händler weiß Bescheid: Das Paket wurde bei der Nachbarin oder in einer Postfiliale abgegeben

Mit JTL-Track&Trace können Händler schon wenige Minuten nachdem DHL den Status einer Sendung geändert hat, automatisiert eine E-Mail-Benachrichtigung an ihre Kunden senden. Der Nachrichtentext könnte beispielsweise wie folgt lauten:

Guten Tag Frau Berger,

Ihr Paket wurde soeben in der Postfiliale Bonner Straße 351 in 50968 Köln abgegeben. Zu den Öffnungszeiten der Filiale gelangen sie hier.

Beste Grüße,
Ihr Sportbedarf Sommer

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Kundenfreundliche Benachrichtigungen, die gleichzeitig den Absatz fördern, könnt ihr nun mithilfe von JTL-Track&Trace und unseren Workflows erstellen und auch automatisiert versenden lassen. Dafür legt ihr zuerst eine E-Mail-Vorlage mit entsprechenden Variablen an, und im Anschluss erstellt ihr den dazu passenden Workflow wie unten im zweiten Bild dargestellt. Wie das genau funktioniert, könnt ihr ab jetzt im JTL-Guide nachlesen: JTL-Workflow – Paket wurde in Filiale abgegeben.

Mit dotLiquid einen Link erstellen, der die Öffnungszeiten einer Filiale bei Google anzeigt
In der Workflow-Verwaltung eine Aktion "Mail versenden" anlegen

Tipp: Sich häufig ändernde Textbausteine wie beispielsweise eine Rabattaktion könnt ihr in JTL-Wawi als Globale Texte hinterlegen und über eine Variable in eure E-Mail-Vorlagen einfügen. So passt ihr eure Textbausteine im Alltag schnell und einfach an.

Wann darf ich laut DSGVO Werbung schalten? Aktuell dürfen Händler in der Fußzeile einer Benachrichtigungsmail Werbung schalten, solange die E-Mail noch unmittelbar mit der Leistungserbringung in Zusammenhang steht (Stand: Januar 2019). Da sich jedoch die Auslegung bestehender Gesetze durch neue Gerichtsurteile stetig ändert oder neue Gesetze erlassen werden, müsst ihr euch selbst regelmäßig über den aktuellen Rechtsstand auf dem Laufenden halten. JTL übernimmt hierfür keine Gewähr und kann keine rechtliche Beratung ersetzen.

Fall 2: Mit zeitversetzten Workflows Kunden an die Paketabholung erinnern

Und noch ein weiteres Szenario könnt ihr mit JTL jetzt ganz einfach abfangen: Werden Pakete in einer Postfiliale oder Packstation abgegeben, müssen sie innerhalb einer bestimmten Frist vom Kunden abgeholt werden. Anderfalls werden sie an den Absender zurückgeschickt.

Mithilfe von JTL-Workflows könnt ihr euren Kunden nun rechtzeitig eine Erinnerungsmail zukommen lassen. Ihr lasst einfach nach fünf Tagen einen zeitversetzten Workflow prüfen, ob der Sendungsstatus eines Pakets unverändert auf Lagerung in Filiale / Agentur steht. Ist dies der Fall, wurde das Paket aller Wahrscheinlichkeit nach noch nicht abgeholt – und ihr könntet euren Kunden mit einer E-Mail daran erinnern, dass sein Paket noch genau zwei Tage in der Postfiliale zur Abholung bereitsteht.

Einen Workflow erst zeitversetzt nach Stunden oder Tagen starten lassen

Mehr Praxisfälle? Morgen geht's weiter!

Im zweiten Teil unserer Blogserie über JTL-Track&Trace erläutern wir euch drei weitere, spannende Anwendungsfälle und geben einen ersten Einblick in die Kostenstruktur unseres neuen Produkts:

  • Fall 3 | Kunden proaktiv bei Lieferverzögerungen benachrichtigen

  • Fall 4 | Mitarbeiter über Probleme im Sendungsverlauf informieren

  • Fall 5 | Automatisiert Nachforschungsanträge für vermisste Pakete versenden

Außerdem:
FAQ zu JTL-Track&Trace – mit einem Ausblick auf kommende Entwicklungen
Anstehende Umbenennungen im Bereich Versandlösungen und JTL-Shipping